Trong ngành logistics và quản lý kho hàng, việc quản lý hàng hóa theo Shelf-Life (hạn sử dụng) là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu tổn thất và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đặc biệt, đối với các ngành hàng như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, và hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), quản lý hàng hóa theo Shelf-Life không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là chìa khóa để duy trì uy tín và chất lượng sản phẩm. Vậy quản lý hàng hóa theo Shelf-Life là gì? Và làm thế nào để áp dụng kỹ năng quản lý kho hàng chuyên nghiệp? Hãy cùng TSL tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Quản Lý Hàng Hóa Theo Shelf-Life Là Gì?
1. Khái Niệm Shelf-Life
Shelf-Life (hạn sử dụng) là khoảng thời gian mà một sản phẩm có thể được lưu trữ và sử dụng mà vẫn đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả. Hạn sử dụng thường được in trên bao bì sản phẩm và được xác định dựa trên các yếu tố như thành phần, điều kiện bảo quản, và quy định của ngành.
2. Quản Lý Hàng Hóa Theo Shelf-Life Là Gì?
Quản lý hàng hóa theo Shelf-Life là quá trình kiểm soát, sắp xếp, và xử lý hàng hóa dựa trên hạn sử dụng của chúng. Mục tiêu chính của việc này là:
Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Hàng hóa được xuất kho và phân phối theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc FEFO (First Expired, First Out), giúp giảm thiểu nguy cơ hàng hóa hết hạn trước khi đến tay người tiêu dùng.
Giảm thiểu tổn thất: Tránh lãng phí do hàng hóa hết hạn hoặc hỏng hóc trong quá trình lưu trữ.
Tuân thủ quy định pháp lý: Đặc biệt quan trọng trong các ngành như thực phẩm, dược phẩm, nơi mà việc tuân thủ hạn sử dụng là yêu cầu bắt buộc.
Tại Sao Quản Lý Hàng Hóa Theo Shelf-Life Quan Trọng?
1. Đảm Bảo An Toàn Và Chất Lượng Sản Phẩm
Đối với các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, dược phẩm, việc quản lý Shelf-Life giúp đảm bảo rằng sản phẩm đến tay người tiêu dùng vẫn còn trong thời gian sử dụng tốt nhất. Điều này không chỉ bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng mà còn duy trì uy tín thương hiệu.
2. Giảm Thiểu Tổn Thất Và Lãng Phí
Hàng hóa hết hạn hoặc hỏng hóc trong kho là một trong những nguyên nhân chính gây tổn thất tài chính cho doanh nghiệp. Quản lý Shelf-Life hiệu quả giúp giảm thiểu tình trạng này bằng cách ưu tiên xuất kho những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn hơn.
3. Tối Ưu Hóa Quy Trình Vận Hành
Việc quản lý hàng hóa theo Shelf-Life giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, từ khâu nhập kho, lưu trữ, đến xuất kho. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh.
4. Tuân Thủ Quy Định Pháp Lý
Trong nhiều ngành, việc tuân thủ hạn sử dụng là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật. Quản lý Shelf-Life giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và hình phạt liên quan đến việc bán hàng hết hạn.
Kỹ Năng Quản Lý Kho Hàng Chuyên Nghiệp
Để quản lý hàng hóa theo Shelf-Life hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các kỹ năng quản lý kho hàng chuyên nghiệp. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng nhất:
Để quản lý hàng hóa theo Shelf-Life một cách chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể áp dụng các bước sau:
1. Phân Loại Hàng Hóa Theo Hạn Sử Dụng
Nhóm hàng có hạn sử dụng ngắn: Ưu tiên xuất kho trước.
Nhóm hàng có hạn sử dụng dài: Có thể lưu trữ lâu hơn.
2. Ghi Nhãn Và Theo Dõi
Ghi nhãn rõ ràng: Bao gồm thông tin về hạn sử dụng, ngày nhập kho, và vị trí lưu trữ.
Theo dõi bằng phần mềm: Sử dụng công nghệ để quản lý thông tin một cách chính xác.
3. Áp Dụng Nguyên Tắc FIFO/FEFO
3.1. Phương Pháp FIFO (First In, First Out) – Nhập Trước, Xuất Trước
Phương pháp FIFO là nguyên tắc cơ bản trong quản lý hàng hóa theo shelf-life, đặc biệt quan trọng đối với các ngành có sản phẩm dễ hư hỏng như thực phẩm, dược phẩm và hóa mỹ phẩm. Theo FIFO, hàng hóa nhập vào trước sẽ được xuất trước, đảm bảo rằng những sản phẩm có thời gian sử dụng ngắn nhất sẽ được tiêu thụ trước khi chúng trở nên không còn sử dụng được. Quy trình này giúp hạn chế tình trạng hàng tồn kho quá hạn, tránh lãng phí và giảm thiểu rủi ro hỏng hóc. Để triển khai FIFO hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết kế hệ thống lưu trữ hợp lý, chẳng hạn như sử dụng kệ nghiêng để hàng cũ tự động trôi ra phía trước hoặc bố trí khu vực xuất hàng gần hơn với hàng nhập trước. Ngoài ra, phần mềm quản lý kho WMS (Warehouse Management System) có thể giúp tự động theo dõi ngày nhập hàng, cảnh báo khi hàng sắp hết hạn và tối ưu hóa quy trình luân chuyển hàng hóa.
3.2. Phương Pháp FEFO (First Expired, First Out) – Hạn Sử Dụng Ngắn Nhất, Xuất Trước
Nếu như FIFO ưu tiên nhập trước – xuất trước, thì FEFO lại đặt hạn sử dụng làm tiêu chí quyết định thứ tự xuất hàng. Đây là phương pháp tối ưu khi doanh nghiệp phải quản lý nhiều lô hàng với thời gian sử dụng khác nhau, đặc biệt trong các lĩnh vực như dược phẩm, thực phẩm chức năng và mỹ phẩm cao cấp. Với FEFO, hệ thống quản lý kho sẽ theo dõi và kiểm soát hạn sử dụng của từng lô hàng, đảm bảo sản phẩm nào có hạn gần nhất sẽ được xuất đi trước, ngay cả khi nó không phải là lô hàng nhập vào trước. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chất lượng sản phẩm, giảm rủi ro hàng tồn kho bị hỏng hóc và tăng tính chủ động trong việc xử lý hàng cận date. Để áp dụng FEFO hiệu quả, doanh nghiệp cần trang bị hệ thống WMS hiện đại, sử dụng công nghệ quét mã vạch hoặc RFID để theo dõi chi tiết thông tin từng lô hàng. Đồng thời, nhân sự kho cần được đào tạo để tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc xuất hàng dựa trên hạn sử dụng, tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc sai sót trong vận hành.
3.3. Phương Pháp LIFO (Last In, First Out) – Nhập Sau, Xuất Trước
Mặc dù ít phổ biến trong quản lý hàng hóa có hạn sử dụng, LIFO vẫn được áp dụng trong một số ngành công nghiệp đặc thù như vật liệu xây dựng, kim loại, hoặc các sản phẩm không có rủi ro hư hỏng. Theo LIFO, hàng hóa nhập vào sau cùng sẽ được xuất trước, giúp tối ưu không gian lưu trữ và giảm chi phí quản lý kho. Điều này đặc biệt hữu ích khi hàng hóa có kích thước lớn hoặc khối lượng nặng, giúp hạn chế việc di chuyển và sắp xếp lại hàng trong kho. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là có thể dẫn đến hàng tồn kho lâu ngày, dễ gây hao mòn, mất giá trị hoặc hư hỏng nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Do đó, doanh nghiệp sử dụng LIFO cần kết hợp với các công cụ quản lý kho hiện đại, áp dụng phân tích dữ liệu để xác định mức độ luân chuyển hàng hóa và tránh tình trạng hàng bị tồn đọng quá lâu. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể kết hợp giữa LIFO và FIFO tùy vào đặc thù từng loại sản phẩm trong kho, nhằm tối ưu hóa hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
4. Theo Dõi Lô Sản Xuất (Batch Tracking) – Kiểm Soát Chặt Chẽ Chất Lượng Hàng Hóa
Batch Tracking là phương pháp theo dõi từng lô hàng dựa trên thông tin về số lô, ngày sản xuất và ngày hết hạn.
Việc ghi nhận chi tiết này giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc khi có sự cố liên quan đến chất lượng sản phẩm, hỗ trợ nhanh chóng trong việc thu hồi hàng hóa (nếu cần) và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn. Đặc biệt, trong ngành dược phẩm, thực phẩm và mỹ phẩm, theo dõi lô sản xuất là yêu cầu bắt buộc nhằm duy trì chất lượng sản phẩm và tuân thủ quy định pháp lý. Khi áp dụng phương pháp này, hệ thống quản lý kho (WMS) có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình ghi nhận số lô, cảnh báo khi hàng sắp hết hạn và hỗ trợ tối ưu hóa xuất kho theo nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out).
5. Ứng Dụng Công Nghệ Barcode & RFID Trong Quản Lý Shelf-Life
Việc sử dụng công nghệ mã vạch (Barcode) và nhận diện qua sóng vô tuyến (RFID) giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý shelf-life bằng cách tự động hóa quy trình theo dõi hàng tồn kho. Hệ thống barcode giúp nhân viên kho quét mã nhanh chóng, ghi nhận chính xác thông tin sản phẩm, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian kiểm tra hàng hóa.
Trong khi đó, công nghệ RFID cho phép nhận diện và quét hàng loạt sản phẩm mà không cần thao tác thủ công, giúp theo dõi chính xác vị trí, số lượng hàng tồn và cảnh báo sản phẩm sắp hết hạn. Khi tích hợp barcode và RFID vào WMS, doanh nghiệp có thể quản lý theo thời gian thực, đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa quy trình nhập – xuất kho một cách hiệu quả.
Lợi Ích Của Quản Lý Hàng Hóa Theo Shelf-Life
Nâng cao chất lượng sản phẩm: Đảm bảo hàng hóa đến tay người tiêu dùng luôn trong tình trạng tốt nhất.
Giảm thiểu tổn thất: Tránh lãng phí do hàng hóa hết hạn hoặc hỏng hóc.
Tối ưu hóa quy trình vận hành: Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý kho hàng.
Duy trì uy tín thương hiệu: Xây dựng niềm tin với khách hàng thông qua chất lượng sản phẩm ổn định.
Kết Luận
Quản lý hàng hóa theo Shelf-Life không chỉ là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều ngành hàng mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu tổn thất, và nâng cao chất lượng sản phẩm. Bằng cách áp dụng các kỹ năng quản lý kho hàng chuyên nghiệp và sử dụng công nghệ hiện đại, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng hàng hóa luôn được quản lý một cách hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Hãy bắt đầu áp dụng những giải pháp này ngay hôm nay để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới!
Hãy để Công ty TNHH Giải pháp Tổng thể Logistics (TSL Group) đồng hành cùng bạn trên hành trình tối ưu hóa chuỗi cung ứng! Với nhiều năm kinh nghiệm trong tư vấn và triển khai các giải pháp logistics, chúng tôi tự hào mang đến hệ thống quản lý kho hàng WMS Blue Yonder – một trong những giải pháp tiên tiến và hiện đại nhất hiện nay.
Về hệ thống quản lý kho Blue Yonder (WMS)
Blue Yonder khẳng định vị thế dẫn đầu với các giải pháp quản lý kho hiện đại, từ theo dõi tồn kho đến tự động hóa quy trình, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả vận hành và tăng cường khả năng cạnh tranh. Là nhà cung cấp dịch vụ quản lý chuỗi cung ứng hàng đầu tại Mỹ, Blue Yonder phục vụ hơn 3.300 khách hàng toàn cầu và đã liên tục được vinh danh trong Top leader WMS do Gartner bình chọn suốt 15 năm qua.
Về TSL - Đối tác chính thức của Blue Yonder tại Việt Nam
Để các doanh nghiệp Việt Nam luôn giữ vững vị thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế, Công ty TNHH Giải Pháp Tổng Thể Logistics (TSL) không ngừng đổi mới công nghệ, luôn cập nhật và nâng cấp các giải pháp logistics tiên tiến. Với sự kết hợp toàn diện giữa phần mềm, phần cứng và dịch vụ tư vấn, TSL giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi khâu trong chuỗi cung ứng, từ quản lý kho đến giao hàng cuối cùng. Đồng hành cùng TSL, doanh nghiệp sẽ luôn đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ và nâng cao hiệu quả hoạt động cho lĩnh vực 3PLs, bán lẻ, phân phối, sản xuất, thương mại điện tử…
Doanh nghiệp của bạn đang tìm hiểu thêm giải pháp WMS để cải thiệu hiệu suất?
Tư vấn và demo miễn phí 1:1 hôm nay
Với 100+ khách hàng và 70+ dự án triển khai thành công, TSL cung cấp các giải pháp toàn diện về quản lý kho, quản lý vận tải và nhiều giải pháp quản lý chuỗi cung ứng khác. Không chỉ dừng lại ở giải pháp phần mềm, TSL còn cung cấp thiết bị mã vạch từ Honeywell và Zebra đảm bảo tích hợp liền mạch vào dây chuyền sản xuất. Đồng thời, TSL cung cấp dịch vụ tư vấn và hạ tầng công nghệ giúp doanh nghiệp đạt chuẩn quốc tế trong mọi hoạt động.
-------------------------------------------------
Liên hệ ngay để nhận tư vấn và demo miễn phí cùng các chuyên gia của TSL về giải pháp quản lý kho hàng đầu thế giới
Hotline: (+84) 28 665 08307
Email: info@tsl-group.vn
Website: https://www.tsl-group.vn/
Comments