Trong mỗi hoạt động kinh doanh, quản lý kho hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng. Một trong những yếu tố quan trọng của việc quản lý kho hàng chính là kiểm kê hàng tồn kho. Việc kiểm kê chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa trong kho mà còn đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh khác, từ bán hàng đến vận chuyển, không bị gián đoạn.
Trong bài viết này của TSL, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng của việc kiểm kê chính xác hàng tồn kho và những kinh nghiệm đúc kết được trong việc quản lý kho hàng hiệu quả.
1. Tại Sao Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Chính Xác Quan Trọng?
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình xác nhận và kiểm tra lại số lượng hàng hóa thực tế có trong kho so với số liệu tồn kho trên hệ thống. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong quản lý kho hàng, giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác và tối ưu hóa các hoạt động trong kho.
Tăng Cường Chính Xác Trong Quy Trình Kinh Doanh
Kiểm kê hàng tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác trong các quy trình kinh doanh như nhập hàng, xuất hàng và dự báo nhu cầu. Khi tồn kho được ghi nhận đúng, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng, từ đó giảm thiểu rủi ro và lãng phí.
Giảm Thiểu Sai Sót và Tổn Thất
Việc kiểm kê chính xác cũng giúp giảm thiểu các sai sót trong việc lập hóa đơn và giao hàng. Nếu hàng hóa không được kiểm kê đúng cách, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng thiếu hoặc thừa hàng, gây gián đoạn hoạt động và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.
Tối Ưu Hóa Quy Trình Quản Lý Kho
Kiểm kê hàng tồn kho không chính xác có thể dẫn đến việc sử dụng không hiệu quả không gian kho, gây lãng phí và làm giảm năng suất. Quản lý kho hàng chính xác giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên kho.
2. Các Phương Pháp Kiểm Kê Hàng Tồn Kho
Để đảm bảo rằng việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện một cách chính xác, các doanh nghiệp cần phải áp dụng các phương pháp phù hợp. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến trong việc kiểm kê hàng tồn kho:
Kiểm Kê Định Kỳ
Kiểm kê định kỳ là phương pháp phổ biến nhất, trong đó doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng tồn kho vào các thời điểm nhất định trong năm, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng quý. Phương pháp này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về số lượng hàng hóa trong kho và xác nhận sự chính xác của dữ liệu hệ thống.
Lợi ích:
Dễ dàng áp dụng.
Phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa ít và không yêu cầu kiểm kê liên tục.
Nhược điểm:
Có thể gặp phải tình trạng tồn kho không chính xác giữa các kỳ kiểm kê.
Kiểm Kê Liên Tục
Kiểm kê liên tục là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho diễn ra thường xuyên, thậm chí là mỗi ngày. Với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ kiểm tra và cập nhật tồn kho theo thời gian thực, giúp đảm bảo tính chính xác liên tục.
Lợi ích:
Đảm bảo tính chính xác cao nhất trong quá trình quản lý kho.
Giảm thiểu sai sót trong các giao dịch và hoạt động trong kho.
Nhược điểm:
Yêu cầu công sức và tài nguyên lớn để thực hiện.
Kiểm Kê Sử Dụng Công Nghệ (Với Hệ Thống WMS)
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống WMS (Warehouse Management System) để kiểm kê hàng tồn kho. Các hệ thống này giúp theo dõi và quản lý tồn kho theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả công việc.
Lợi ích:
Tự động hóa quy trình kiểm kê.
Cung cấp thông tin thời gian thực về tình trạng tồn kho.
Tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Nhược điểm:
Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao.
3. Kinh Nghiệm Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả
Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý kho hàng giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tính chính xác trong việc kiểm kê hàng tồn kho.
Áp Dụng Công Nghệ Tự Động
Một trong những yếu tố quan trọng trong việc kiểm kê hàng tồn kho chính xác là việc áp dụng công nghệ tự động hóa vào quy trình. Các hệ thống WMS hiện đại như BlueYonder WMS không chỉ giúp theo dõi và kiểm kê hàng hóa mà còn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý đơn hàng. Công nghệ RFID và mã vạch cũng giúp theo dõi sự di chuyển của hàng hóa trong kho một cách chính xác.
Lợi ích:
Tăng cường độ chính xác trong quản lý hàng tồn kho.
Tiết kiệm thời gian và chi phí lao động.
Sắp Xếp Kho Hàng Có Hệ Thống
Việc sắp xếp hàng hóa trong kho theo một hệ thống logic là rất quan trọng để dễ dàng kiểm kê và quản lý. Hãy đảm bảo rằng kho hàng được phân chia rõ ràng thành các khu vực và vị trí, và hàng hóa được sắp xếp theo nhóm, loại sản phẩm, hoặc theo tần suất sử dụng.
Lợi ích:
Giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng hóa.
Dễ dàng kiểm kê và theo dõi số lượng hàng tồn kho.
Đào Tạo Nhân Viên Quản Lý Kho
Nhân viên kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự chính xác của việc kiểm kê hàng tồn kho. Hãy đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo đầy đủ về quy trình kiểm kê và sử dụng hệ thống WMS hiệu quả. Đào tạo nhân viên giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất công việc.
Lợi ích:
Tăng cường hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.
Cải thiện sự hài lòng của khách hàng nhờ vào việc xử lý đơn hàng chính xác.
Thực Hiện Kiểm Kê Định Kỳ
Mặc dù công nghệ có thể hỗ trợ rất nhiều trong việc kiểm kê hàng tồn kho, nhưng việc thực hiện kiểm kê định kỳ vẫn là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng số liệu tồn kho luôn chính xác. Hãy lên kế hoạch kiểm kê định kỳ, xác định rõ các khoảng thời gian cần kiểm kê và đảm bảo rằng tất cả hàng hóa đều được kiểm tra và ghi nhận đúng cách.
Lợi ích:
Giúp phát hiện sớm các sai sót trong quá trình quản lý kho.
Đảm bảo tính chính xác của thông tin tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cùng giải pháp WMS từ BlueYonder (WMS Top 2 Thế giới)
Blue Yonder là nhà cung cấp dịch vụ giải pháp quản lý chuỗi cung ứng lớn của Mỹ với 3.300 khách hàng trên toàn thế giới, hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa mạng lưới phân phối chuỗi cung ứng trong hơn 35 năm vừa qua. Là đơn vị liên tiếp được công nhận là Leader trong mọi Magic Quadrant cho WMS từ năm 2012 (Gartner).
Với các tính năng mạnh mẽ, khả năng tích hợp linh hoạt và sự hỗ trợ toàn diện, BlueYonder WMS là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp mong muốn nâng cao hiệu quả vận hành, giảm chi phí và tăng trưởng bền vững trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Về TSL
Là đối tác triển khai chính thức của Blue Yonder tại Việt Nam, TSL cung cấp các giải pháp toàn diện về quản lý kho, quản lý vận tải và nhiều giải pháp quản lý chuỗi cung ứng khác.
Không chỉ dừng lại ở giải pháp phần mềm, TSL còn cung cấp thiết bị mã vạch từ Honeywell và Zebra đảm bảo tích hợp liền mạch vào dây chuyền sản xuất. Đồng thời, cung cấp dịch vụ tư vấn và hạ tầng công nghệ giúp doanh nghiệp đạt chuẩn quốc tế trong mọi hoạt động.
Doanh nghiệp của bạn đang tìm hiểu thêm giải pháp WMS để cải thiệu hiệu suất?
TSL là cầu nối giữa các giải pháp logistics hàng đầu thế giới với các doanh nghiệp Việt Nam. Chúng tôi với 10+ năm kinh nghiệm từ vấn & triển khai giải pháp, cam kết mang đến một chuỗi giải pháp tổng thể, toàn diện với các giải pháp phần mềm logistics tích hợp AI/ML(, các thiết bị liên quan đến mã vạch, RFID và hạ tầng CNTT.
Kommentare