Quản lý kho hàng là một trong những mắt xích quan trọng nhất trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp quản lý thủ công, tuy nhiên, sự xuất hiện của Hệ thống Quản lý Kho (WMS - Warehouse Management System) đã và đang thay đổi hoàn toàn cách thức quản lý truyền thống.
Trong bài viết này, TSL sẽ cùng so sánh hai phương pháp này để trả lời câu hỏi: WMS hay quản lý kho thủ công, đâu là lựa chọn mang lại đột phá cho doanh nghiệp?
1. Khái Quát: WMS và Quản Lý Kho Thủ Công
Quản Lý Kho Thủ Công
Phương pháp quản lý kho thủ công chủ yếu dựa vào giấy tờ, bảng tính Excel hoặc phần mềm cơ bản để theo dõi hàng hóa. Quy trình thường phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của nhân viên, với các công việc như:
Ghi chép sổ sách nhập - xuất kho.
Kiểm kê bằng tay.
Lập kế hoạch nhập hàng, xuất hàng dựa trên dữ liệu thủ công.
Hệ Thống Quản Lý Kho (WMS)
WMS là phần mềm chuyên dụng, tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý kho như nhập - xuất - kiểm kê. Hệ thống WMS tích hợp công nghệ như quét mã vạch, RFID và dữ liệu thời gian thực để quản lý hiệu quả các hoạt động kho, bao gồm:
Theo dõi vị trí lưu trữ hàng hóa.
Quản lý tồn kho chính xác.
Tự động hóa quy trình nhập – xuất và điều chuyển hàng hóa.
2. So Sánh Chi Tiết: WMS vs. Quản Lý Kho Thủ Công
Tiêu Chí | Quản Lý Kho Thủ Công | Hệ Thống Quản Lý Kho (WMS) |
Độ Chính Xác | Phụ thuộc vào con người, dễ xảy ra sai sót trong ghi chép và kiểm kê. | Tự động hóa, giảm thiểu sai sót nhờ công nghệ quét mã và theo dõi thời gian thực. |
Hiệu Quả Thời Gian | Tốn nhiều thời gian kiểm kê, lập báo cáo, xử lý dữ liệu bằng tay. | Tiết kiệm thời gian nhờ tự động hóa quy trình từ nhập – xuất đến kiểm kê. |
Tính Linh Hoạt | Khó thích nghi khi nhu cầu tăng đột biến hoặc có nhiều đơn hàng phức tạp. | Linh hoạt điều chỉnh quy trình để đáp ứng nhu cầu thay đổi. |
Quản Lý Dữ Liệu | Phân tán, khó truy xuất dữ liệu nhanh chóng. | Tập trung, dữ liệu hiển thị theo thời gian thực, dễ dàng phân tích. |
Chi Phí Lâu Dài | Chi phí ban đầu thấp nhưng kéo theo chi phí nhân sự và sai sót cao. | Đầu tư ban đầu lớn nhưng tiết kiệm chi phí vận hành dài hạn. |
3. Những Điểm Hạn Chế của Quản Lý Kho Thủ Công
Dễ Sai Sót: Sự phụ thuộc vào yếu tố con người khiến sai sót trong ghi chép hoặc kiểm kê là điều không thể tránh khỏi. Điều này dẫn đến thiếu chính xác trong quản lý tồn kho, gây lãng phí hoặc mất hàng.
Hiệu Suất Thấp: Việc thực hiện thủ công các công việc như kiểm kê, lập báo cáo hay xử lý đơn hàng tiêu tốn rất nhiều thời gian, giảm năng suất lao động.
Thiếu Khả Năng Phân Tích: Dữ liệu thường bị phân tán và khó tổng hợp, khiến doanh nghiệp không thể phân tích sâu để tối ưu hóa quy trình hoặc dự đoán nhu cầu.
Hạn Chế Trong Mở Rộng Quy Mô: Khi quy mô kho hàng tăng lên, việc quản lý thủ công trở nên quá tải, không thể đáp ứng được yêu cầu vận hành.
4. Lợi Ích Nổi Bật Khi Sử Dụng WMS
Tăng Độ Chính Xác: WMS tự động ghi nhận dữ liệu thời gian thực, giảm thiểu sai sót. Từ đó, doanh nghiệp có thể quản lý tồn kho hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng.
Tối Ưu Hiệu Suất: Các quy trình như nhập hàng, lưu trữ, soạn đơn và xuất hàng được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
Quản Lý Tích Hợp: WMS cung cấp khả năng tích hợp với các hệ thống khác như ERP hoặc TMS, giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa toàn bộ chuỗi cung ứng.
Dữ Liệu Phân Tích: Hệ thống này cung cấp báo cáo chi tiết, hỗ trợ doanh nghiệp phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược.
Dễ Dàng Mở Rộng: WMS linh hoạt trong việc mở rộng quy mô, phù hợp với các doanh nghiệp có kho hàng phức tạp hoặc đa địa điểm.
5. Kết Quả Thực Tế: WMS Mang Lại Giá Trị Gì?
Case Study 1: Tăng 35% Năng Suất Cho Accel Logistics (Mexico)
Accel Logistics đã triển khai WMS để quản lý hơn 19 kho hàng và trung tâm phân phối. Kết quả:
Tăng năng suất lên 35%.
Giảm sai sót kiểm kê nhờ dữ liệu thời gian thực.
Tối ưu hóa chi phí vận hành.
Case Study 2: X2 Tốc Độ Soạn Hàng tại Kenco (Bắc Mỹ)
Kenco ứng dụng WMS trong quản lý kho hàng hóa y tế và dược phẩm. Sau triển khai, tốc độ soạn và xuất hàng tăng gấp đôi, đảm bảo độ chính xác và tuân thủ quy định nghiêm ngặt.
6. WMS Có Phải Là Giải Pháp Tối Ưu Cho Mọi Doanh Nghiệp?
Khi Nào Nên Chọn WMS?
Khi doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn, nhiều SKU cần quản lý.
Khi quy trình vận hành phức tạp hoặc tốc độ xử lý đơn hàng chậm.
Khi doanh nghiệp cần đồng bộ hóa và tối ưu chuỗi cung ứng.
Những Lưu Ý Khi Chuyển Đổi:
Chi Phí Đầu Tư: Mặc dù chi phí triển khai WMS cao hơn so với quản lý thủ công, giá trị lâu dài mang lại thường vượt trội.
Đào Tạo Nhân Sự: Cần đảm bảo nhân viên được đào tạo để sử dụng hiệu quả hệ thống.
Lựa Chọn Giải Pháp Phù Hợp: Nên chọn hệ thống WMS phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống WMS uy tín
7. Kết Luận: Đột Phá Từ WMS Là Xu Hướng Tất Yếu
Quản lý kho thủ công có thể phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, nhưng với những doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc nhu cầu tăng trưởng cao, WMS là giải pháp không thể thiếu. Hệ thống này không chỉ giúp tự động hóa và tối ưu hóa vận hành mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội trong thị trường đầy biến động.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm sự đột phá trong quản lý kho, hãy cân nhắc đầu tư vào WMS để tận dụng tối đa tiềm năng phát triển lâu dài!
Về TSL
Là đối tác triển khai chính thức của Blue Yonder tại Việt Nam, TSL cung cấp các giải pháp toàn diện về quản lý kho, quản lý vận tải và nhiều giải pháp quản lý chuỗi cung ứng khác.
Doanh nghiệp của bạn đang tìm hiểu thêm giải pháp WMS để cải thiệu hiệu suất?
TSL là cầu nối giữa các giải pháp logistics hàng đầu thế giới với các doanh nghiệp Việt Nam. Chúng tôi với 10+ năm kinh nghiệm từ vấn & triển khai giải pháp, cam kết mang đến một chuỗi giải pháp tổng thể, toàn diện với các giải pháp phần mềm logistics tích hợp AI/ML(, các thiết bị liên quan đến mã vạch, RFID và hạ tầng CNTT.
Comments